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    打造中國最大工程檔案信息化建設項目——三峽集團篇 2014-07-28

    中國長江三峽集團公司全面負責三峽工程的建設與運營,三峽工程于1994年12月14日正式開工。1997年11月8日,成功實現大江截流;2003年,按期實現了二期工程蓄水、通航、發電三大目標。2009年,除國家批準緩建的升船機外,三峽工程初步設計建設任務如期完成,通過了175米蓄水前驗收,由以建設為主轉入以運行為主的階段;2010年,三峽水庫成功蓄水至175米,標志著三峽工程的防洪、發電、通航、補水等各項功能均達到設計要求,其綜合效益開始全部發揮。 


    三峽集團作為從事大型水電工程建設投資、基建和生產運營的大型國有企業集團,從公司成立之初就充分認識到信息化對提高公司整體運營效率和核心競爭力的戰略作用。三峽集團始終高度重視并不遺余力地推進企業信息化建設,不斷促進管理創新,堅持企業信息化建設和加強總公司科學管理相結合,促進企業管理的標準化、流程化和集約化,實現由傳統管理向現代化管理的轉變,全面提升企業管理水平。 


    自2006年以來,東方飛揚已與三峽集團進行了檔案信息化項目合作。三峽集團檔案管理系統建設包括檔案管理系統軟件開發和檔案數字化兩個子項目,系統軟件建設的總體目標是:逐步建立以大規模綜合數據庫為核心的檔案數據資源中心。應用信息自動分類、語義檢索、關聯檢索等先進技術,建設覆蓋全公司的數字化檔案管理和利用體系。2007年,國家檔案局領導給三峽集團提出了“要加強、加快檔案信息化建設”的希望和具體要求。三峽集團認真落實領導指示,積極推進檔案信息化建設,將檔案管理系統建設規劃納入了集團公司信息化工作總體規劃中。 


    檔案館作為企業價值信息的最終存儲單位,肩負著企業發展過程中全部檔案的保管和提供服務職能。三峽集團檔案具有檔案門類復雜、在建工程項目多、下屬單位覆蓋面廣、時間跨越大等特點,為適應三峽集團檔案跨地域、多分類、動態性管理需要,研究開發并在全公司推廣“統一標準,統一規劃”的綜合檔案管理平臺,逐步推進信息資源整合和綜合開發利用勢在必行。 


    三峽集團的檔案信息化建設目標為:(1)以檔案價值為核心,以信息資源整合與共享為基礎,借助信息技術將歷史和現階段生成的有價值的重要檔案資源進行數字化的收集、管理、存儲和提供利用,建成綜合檔案管理系統,實現大型工程檔案管理模式創新,檔案信息化管理達到國內領先水平;(2)統一標準、統一規范、及時歸檔實現與前端業務系統數據對接,通過系統自動采集,減少重復勞動及降低數據處理成本,實現檔案收集業務流程的“全面自動化”;(3)集團范圍內的檔案信息資源共享,建成文件材料、圖紙、音頻、視頻等各類數字信息資源庫,使檔案成為企業“核心數字資產”,實現檔案管理業務的“全面信息化”;(4)統一窗口,方便利用,對數據進行有效組織和挖掘,為三峽工程生產、管理、決策提供高質量服務,為外部審計、信息調閱等提供有力支撐,持續提升為內部、外部服務能力,實現檔案利用業務的“全面服務化”;(5)為今后集團公司建設內容管理系統、知識管理系統創造條件、打下基礎。 


    目前,三峽集團職能部門、二級單位(包括:1萬多個系統用戶和69種系統角色)正在使用東方飛揚ES-OAIS系統,該系統具有如下功能特點: 

    (1)完成三峽集團各類檔案目錄庫、電子原文庫、全文索引庫建立,實現檔案收集、整理、利用全過程和跨地域管理; 

    (2)建立業務系統與檔案系統之間的數據轉換接口,建立接口的信息雙向互通和檢查數據合法性的功能; 

    (3)建立工程檔案前端離線收集系統,實現在建工程立檔單位時時向檔案館提交歸檔數據; 

    (4)敏感信息屏蔽,通過設置規則,在普通用戶進行檔案檢索和利用時,能夠對檔案管理系統中存在的敏感數據自動過濾; 

    (5)檔案信息訂閱功能和檔案收藏夾等個性化功能。查詢用戶可針對數據庫中保存的熱點信息定義主題,系統自動收集檔案數據到訂閱庫; 

    (6)檔案條形碼和手持終端PDT應用。完成了檔案條碼編制,實現手持智能掃描設備進行檔案借閱、出入庫; 

    (7)照片、實物檔案縮略圖顯示功能。在檢索結果中將照片檔案、實物檔案原圖通過縮略圖的方式顯示,現已經支持圖片格式為JPG、PNG、BMP、PICT等; 

    (8)檔案預警提醒。包括檔案接收數據錯誤報警,檔案借閱審批提醒,借閱超期預警,檔案存儲達到服務器存儲容量前預警等功能。 


    三峽集團將發展成“國際一流的大型清潔能源集團 ”作為目標,隨著這一目標的定位,集團公司的多個重大項目建設和運營管理項目將相續開展,宜昌、溪洛渡、向家壩等地的檔案資源不斷積累,集團化的檔案資源體系已初步形成?,F檔案館藏10萬余盒、200多萬件;電子檔案12TB;全文索引20G。 


    三峽集團所采用的東方飛揚ES-OAIS檔案管理系統,不僅為三峽二期、三期工程檔案驗收提供了檔案臺賬和檔案統計表等資料,同時也支撐了國家審計署150名審計人員進行現場審計,在線用戶高達到120人,平均每日調閱文件量6000次。有效保護了紙質資料的完整性和安全性,改善審計查閱途徑,效率提升審計工作效率,并使工作方式得到重大轉變。2011年,三峽集團共有2萬多人次登錄該系統(平均每天66人次),在線檢索檔案12萬余次,閱讀、下載電子文件8萬多次,為三峽集團節約了幾百萬的管理經費,系統應用量再創新高。 


    本項目歷經6年建設,已經在三峽集團廣泛應用,該項目的實施不僅為領導提供全方位、多角度的真實數據信息,而且也為領導決策提供支持,降低決策風險,協助集團實現利益最大化。同時,通過集團歷史信息的有效管理,為集團積累無形數字資產。


    在信息化時代,優質豐富的信息資源將成為企業是否能夠在激烈的市場競爭中占得先機、取得成功的最重要因素。對檔案信息資源的挖掘和整合將成為企業提升競爭力的新著眼點! 

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